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ネイルサロン経営にカルテは必須?リピーターを作るカルテの書き方

ネイルサロン経営にカルテは必須?リピーターを作るカルテの書き方

お客さまの基本情報や施術内容をまとめておくためのカルテは、書き方・使い方次第でリピーターを増やすことができます。ネイルサロンを経営するうえでカルテの有無はお客さまの満足度に大きな違いが出るので、積極的に活用するのがおすすめです。

そこで今回は、ネイルサロンでカルテを使用するメリットやカルテの種類・書くべき内容などをご紹介します。また、ネイルサロン経営で欠かせない事柄についてもまとめているので、ぜひご参考ください。

ネイルサロンでカルテを活用するメリット

ネイルサロンを経営するうえで、カルテは必ずしも作らないといけないわけではありません。では、カルテを活用することによってどのようなメリットを得ることができるのでしょうか?

カルテを活用する最大のメリットは、「お客さまの満足度を高めることができる」です。たとえば、前回施術したときのネイルの情報や好きなデザインなどを細かくカルテに記載しておけば、次の来店時に好みに合うようなネイルを提案することができます。もちろん、お客さまの希望に沿ったネイルをすることは大切ですが、提案をするのもネイリストの仕事です。カルテを活用することによって得た情報をまとめることができるので、結果的にお客さまの満足度を高めることにつながる可能性があります。

このほか、カルテに記載する内容はネイルに関することだけでなくても問題ありません。お客さまの趣味や好きなことなどを記載しておけば、コミュニケーションツールとしても活用できます。施術中はお客さまが退屈する可能性もあるので、好きな話をして盛り上がればプラスアルファで満足してもらうことができるでしょう。

カルテの種類と書くべき内容

カルテの種類と書くべき内容

「カルテを作ったことがない」という方は、以下でカルテの種類と書くべき内容を押さえておきましょう。

カルテの種類

カルテには、「紙」と「電子」の2種類があります。

手書きのカルテ

手書きのカルテは、紙に直接記載するタイプのカルテです。打ち込むよりも時間がかかってしまう可能性がありますが、デバイスで管理するわけではないのでデータが消えてしまうという心配がありません。
また、パソコンやタブレットが1台しかない場合は、ほかの方が使用している間は使うことができず、席に持って行けないときは確認のために何度も離席しないといけないケースもあります。その点、紙のカルテなら持ち運びができ、確認のために何度も席を離れる必要がないといえるでしょう。

電子カルテ(アプリ)

電子カルテ(アプリ)は、その名のとおりデバイスで管理するタイプのカルテです。施術後のネイルを撮影し、画像で残しておけば過去のデータをカラー写真でチェックすることができます。これにより、お客さまの好みのカラーや系統が把握しやすくなるでしょう。
このほか、電子カルテは紙と違ってかさばってしまうことがないので、保管場所に困ってしまうこともありません。また、お客さまの名前や番号などを入力することで必要な情報をすぐに出せるので、効率よく見つけることができます。

カルテに必要な項目

カルテに必要な項目は以下のとおりです。

施術内容

施術内容には、前回どのようなネイルをしたのかを記載します。このとき、カラーやデザインだけでなく、お客さまとの会話の中で出てきたネイルに関する情報などもまとめておくのがおすすめです。たとえば、「あまり長いネイルは好まない」「好みの系統」などを知っておくだけで次回のネイルの提案に活かすことができます。ネイルに関する情報は知っているのと知らないのではお客さまの満足度に大きく影響してきます。そのため、どのような些細なことでもネイルに関することは記載しておくようにしましょう。

お客さまの基本情報

お客さまの基本情報には、「氏名」「生年月日」「電話番号」「住所」「メールアドレス」「アレルギーの有無」「来店のきっかけ」などを記載します。これらの情報は、ネイルサロンの販促戦略にも役立てることができるので、必ず記載しておくようにしましょう。

たとえば、お客さまの誕生日が近いときはバースデークーポン付きのDMを送付することができます。仮に、最後に来店してから期間が空いてしまっている方であっても、クーポン付きDMが届いたことによって再度足を運んでくれる可能性があります。また、季節のイベントでそのシーンに合ったネイルデザインの写真を載せて宣伝するという方法も効果的です。
このように、DMはお客さまにネイルサロンのことを思い出してもらうきっかけにもなるので、送付するための基本情報はまとめておくことが大切です。

このほか、DMを送らない場合であっても誕生日が近いお客さまに「もうすぐ誕生日ですね」というように施術中に声かけをするだけでも喜んでもらえます。基本情報はお客さま満足度を高めるために大切なので、忘れず記入しておきましょう。

お客さまの趣味や生活情報

カルテには、お客さまの趣味や生活情報も記載しておくのがおすすめです。なぜなら、これらの情報はお客さまにさらなる価値を提供するために欠かせないからです。たとえば、漫画やアニメが好きな方がいたとします。このとき、お客さまが話をしているのをただ聞くのと、積極的に話をかけるのでは喜ばれ方が違います。自分が好きなものを相手に知ってもらえる、かつその話で盛り上がれるとお客さまはネイルだけでなく接客での満足度も高まります。

このほか、生活情報には子育てをしているのか、どのような仕事をしているのかなどを記載するのがおすすめです。お客さまの中には提案されると断りにくいという方もおり、子育て中の方にロングネイルを勧めてしまうと、家事・育児の邪魔になってしまいかねません。しかし、生活情報を知っておけば「子育て中にストーンが落ちてしまわないかという心配があればネイルアートはいかがでしょうか?」というように提案することができます。このように、生活情報はお客さまの立場に立って提案するのに欠かせないので、カルテに記載しておくことが大切です。

ネイルサロンを経営するうえで欠かせないこと

ネイルサロンを経営するうえで欠かせないこと

ネイルサロンを経営するにあたり、お客さまに安心して利用してもらうためにも注意しなければならないことがあります。そこで、以下ではネイルサロンを経営するうえで欠かせないことを3つご紹介します。

トラブル回避のために同意書(注意事項)を用意する

まず、同意書(注意事項)には、主に以下の内容が記載されます。

・皮膚または爪に疾患が見られた際は施術できない場合がある
・ジェルネイルで使用するUVライトは紫外線で硬化させるため、アレルギーがある方は施術できない場合がある
・施術中にデザインの変更は不可
・無料で対応できるお直しの範囲
・個人情報の利用について

ネイルサロンによって同意書(注意事項)の内容は異なりますが、お客さまに安心して施術を受けてもらうために必要な書類です。万が一、同意書(注意事項)がないと何らかのトラブルが起きたとき、ネイルサロン側の責任になってしまう可能性はゼロではありません。このような事態を防ぐためにも、同意書(注意事項)は用意しておくようにしましょう。

個人情報の管理は適切に行う

カルテを作成する場合は、お客さまの個人情報を記載します。適切な管理が行われていないと情報漏洩や紙カルテが紛失したなどの事態を招きかねません。とくに、情報漏洩はネイルサロンの信用問題に大きく関わってきます。お客さまが安心して利用できなくなってしまうどころか、客足が遠のいてしまうので個人情報の管理は適切に行うようにしましょう。

たとえば、電子カルテを使用する場合はセキュリティ対策がしっかり行われているところを利用する、紙のカルテの場合は鍵付きのところに保管するといった対策を講じるのがおすすめです。とはいえ、経営者が常に管理できる状態をとるのは難しいもの。そのため、スタッフ一人ひとりにしっかりと指導をして個人情報の取り扱いには気をつけてもらうことも大切です。

カルテで顧客管理する目的を忘れない

カルテは、お客さまの満足度を高めるために欠かせない存在です。お客さまの基本情報をはじめ、施術内容や生活情報などたくさんの情報をまとめるので、カルテがないと次回来店時のアドバイスや会話に活かすことができません。そのため、カルテで顧客管理しているという目的を忘れず、些細な情報でも記載しておくことが大切です。

まとめ

ネイルサロンを経営している方の中には、「カルテは作成しているけれど基本情報や施術内容しか記載していない」という方もいるのではないでしょうか。この場合、カルテを見ても「どのようなお客さまなのか」までは知ることができません。お客さまからすると「覚えられていない」と感じますし、ガッカリされてしまう可能性もあります。
しかし、どのような些細な情報であってもカルテに記入しておくことで、お客さまに合ったネイルのアドバイスを行うことができます。また、前回来店したときの会話を覚えているとお客さまの満足度をより高めることができるはずです。このように、カルテはネイルサロンを経営するうえで欠かせない存在なので、今回ご紹介した内容を参考に書き方を見直してみてはいかがでしょうか。

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